Значение на анализа на нуждите

  • Идентифицирането и обосноваването на нуждите и проблемите е важно за донорите
  • Те не предоставят средства без основателна причина
  • Проектното предложение трябва да съдържа информация от анализа на нуждите и проблемите – “обосновка”, “целеви групи” и др. lИдентифицирането на нуждите позволява да се отговори на въпроса за уместността (смисъла на интервенцията):
  • ЗАЩО ЩЕ ПРАВИМ ТОЧНО ТОВА?
  • ЗАЩО ЩЕ ХАРЧИМ ТЕЗИ ПАРИ?


 Първоначално генериране на проектни идеи – начини

  • Да развиете идеята самостоятелно: Идеите могат да дойдат от групата, заела се с разработването на проект (или друга група).
  • Да “купите” идеята: Може да се потърсят идеи от експерти в съответната област.
  • Да копирате идеята на някой друг: Много идеи могат да се открият в публикувани източници и особено в интернет. Особено внимание  заслужава прегледа на примери за добра практика

След тестване на идеята имаме:

  • идея за проект, която отговаря на действителна нужда или проблем, дефинирана в кратък и предварителен вид;
  • партньори, които се интересуват от идеята за проект и рано или късно от разработването й;
  • приемлива степен на сигурност, че идеята – подходящо разработена до предложение за проект – по принцип би могла да бъде финансирана.

  Вече може да започнем да инвестираме повече време и определени средства за разработването на проекта.

План за подготовка на проекта

Самото разработване на проект може да се разглежда като мини-проект, който  трябва да бъде внимателно планиран

Кога се прави план за разработване на проекта:

  • Когато са известни срока и изискванията за представяне на проектни предложения
  • След преминаване на първоначалните тестове за уместност, осъществимост и устойчивост: след изготвяне на логическата рамка

Първоначалното разработване на проектната идея и изготвянето на логическата рамка показват, че има много въпроси, на които трябва да се даде отговор

Въз основа на досегашната работа изгответе план за разработване на проекта, който определя

  • Задачи/подзадачи (Какво?)
  • Роли/отговорности(Кой?)
  • Срокове (Докога?)
  • Необходими ресурси (С какво?)

Въпроси при разработване плана на проекта

  • Ясно ли е кои са заинтересованите (бенефициенти, съфинансиращи)?
  • Те знаят ли? Одобряват ли проектната идея? Имат ли собствени идеи и предложения?
  • Ясно ли е кой и как ще участва в работата по изпълнението на проекта?
  • Ясно ли е кой и как ще участва в съфинансирането?
  • Ясно ли е кой и как ще участва в подготовката?
  • Необходимо ли е някакво формално споразумение
  • Ясни ли са (в детайли, позволяващи изпълнението) предвижданите дейности? lНеобходимо ли е допълнително прецизиране, в т.ч. разделяне на поддейности/подзадачи?
  • Необходими ли са допълнителни проучвания? Кога? От кого?
  • Ще трябва ли да се привлекат консултанти?
  • Логично ли е подреждането на дейностите? Позволява ли максимално бързо изпълнение?
  • Партньорите сами ли ще извършат всичко или ще наемат подизпълнители?
  • Ако се ползват подизпълнители – как ще се организира работата с тях?
  • Обоснован ли е бюджетът?

Изпълнението на този план не е лесно. По-долу са показани някои типични проблеми и рискове при разработването и изпълнението на плана за подготовка на проекта, които, ако се познават, могат да бъдат предотвратени или поне смекчени:

  • Необходими ли са по-детайлни разбивки (по видове разходи, по дейности)?
  • Не искаме ли твърде много? (риск за отхвърляне) Не искаме  ли твърде малко? (риск да не можем да изпълним дейностите с предоставените средства)
  • Ясно ли е какви приблизително ще бъдат условията за кандидатстване? Можем ли да ги предугадим? Как? (предишни сходни проекти, контакти с финансиращия?,,,)

Проблеми и рискове при разработване и изпълнение на плана

  • Планът за подготовка показва, че проектната идея не е ясна
  • Планът за подготовка показва, че е необходима допълнителна информация, в т.ч. специални проучвания, техническа помощ
  • Планът за подготовка показва, че първоначално предвиденото време не е достатъчно
  • Планът за подготовка показва, че партньорите са недостатъчни или неподходящи
  • Планът за подготовка показа, че е необходима по-сериозна подкрепа от заинтересованите
  • Планът за подготовка, че трябва да се гарантира съфинансирането
  • Планът за подготовка показва, че не са оценени правилно разходите
  • Самият план постоянно се променя
  • Не се спазва графика за подготовка, партньорите не изпълняват задачите си

Анализ на заинтересованите страни (АЗС)

  • Анализът на заинтересовани страни е насочен към интересите на лица и организации, които са пряко свързани с решаването на възникнал проблем или развитието на определена целева област.
  • Той е от решаващо значение за идентифициране на партньорите за проекта и на стратегиите за тяхното привличане.
  • Заинтересованите страни  (stakeholders) могат условно до се разделят на две групи: преки; косвени

Заинтересовани страни

  • Всички лица , групи хора, институции или фирми, които могат да имат връзка с проекта/програмата
  • АЗС се използва за определяне на всички които , биха могли да бъдат засегнати (в положителен  или в отрицателен смисъл) и по какъв начин
  • АЗС е тясно свързан с анализа на проблема

Основни въпроси при АЗС

  • Кой има най-голяма полза от проекта? (преки заинтересовани, бенефициенти)
  • Кой има властта и/или влиянието да подпомогне или да провали проекта? (косвени заинтересовани, влияещи)
  • Каква е основната роля (функция) на съответния заинтересован? lПо какъв начин той е засегнат от проблема?
  • Каква е  мотивацията му за участието в решаването на проблема (какви ползи ще получи)?
  • Какъв е капацитетът му за участие в решаването на проблема (компетенции, ресурси, умения, опит)?
  • Какви са отношенията му с други заинтересовани (партньорства, конфликти)?
  • Как може да бъде привлечен съответния заинтересован?

Основни стъпки при АЗС

  • Определяне на общия проблем на развитието или възможността, която се разглежда
  • Определяне на всички групи , които биха имали значителен интерес от евентуалния проект
  • Проучванена техните роли, различни интереси, относително влияние и капацитет за участие (предимства и недостатъци)
  • Определяне на степента на сътрудничество или конфликт във взаимоотношенията между ЗС
  • Интерпретация на резултатите от анализа и включванена необходимата информация в разработката на проект

Терминология

Заинтересовани страни – Лица или институции, които могат –пряко или косвено,положитгелно илиотрицателно, да бъдат засегнати от даден проект или програма

Бенефициенти – Всички, които имат някаква полза отосъществяването на проекта

  • Целева група – Групата/организацията, която ще има пряка полза отпроекта на ниво цел на проекта. Целевата група можеда включва и представители на партньорските организации
  • Крайни бенефициенти – Всички, които ще имат крайна полза от проекта на ниво общество или сектор

Партньори по проекта – Тези, които осъществяват проекта в съответната страна

! Партньорите могат да бъдат едновременно и заинтересовани страни, и целева група

Инструменти за извършване на АЗС

  • Матрица за анализ на заинтересованите страни
  • SWOT анализ
  • Диаграми на Вен
  • Диаграми тип “паяжина”

Матрица за анализ на заинтересованите страни  – на базата на проблем със замърсяване на река и неговия ефект върху здравето и доходите на хората


SWOT анализ

  • Използва се за анализиране на вътрешните предимства и недостатъци на дадена организация и външните възможности и заплахи, пред които и изправена
  • Може да се използва като инструмент за общ анализ или за определяне на начина за решаване на даден проблем

Етапи

  • Генериране на идеи за силните  страни и слабостите на група или организация, както и за външните възможности и заплахи
  • Анализ на ситуацията чрез търсене на средства и подходи за надграждане на силните страни с цел преодоляване на слабостите, както и за максимално използване на възможностите при свеждане до минимум на заплахите
  • Формулиране на стратегия за въвеждане на подобрения

Диаграми на Вен

  • Съставят се за анализ и илюстриране на естеството на взаимоотношенията между основните групи ЗС
  • Размерът на използвания кръг показва степента на относително влияние на всяка група
  • Разстоянието между отделните кръгове се използва за илюстриране на относителната сила/слабост на работните взаимоотношения
  • Използват се като инструмен за планиране  с участието на целевите групи, който им помага да дефинират собствената си концепция за взаимоотношенията

Диаграми тип “паяжина”

  • Използватсе в помощ на анализа и осигуряване на визуално обобщение на институционалния капацитет
  • Необходимата информациясе събира чрез различни инструменти – проверка на административни и управленски отчети, анкетиране, наблюдение на дейности на място