жизнен цикъл на проект

Управление цикъла на проекти (УЦП)

Съвкупността от дейности и процедури за вземане на решения, които се прилагат по време на жизнения цикъл на определен проект

 УЦП спомага за :

  • Проектите подкрепят основните цели на отделна бизнес структура,  сектор, национална икономика, политиката на  ЕС и на партньорите за развитие
  • Проектите са съвместими с одобрената стратегия и с реалните проблеми  на целевата група/бенефициентите
  • Проектите са приложими, т.е. целите е реалистично да бъдат постигнати в рамките на ограниченията  на оперативната среда и възможностите на организациите, осъществяващи проектите Ползите от осъществяване на проектите са устойчиви
  • Изискват активното участие на заинтересованите страни
етапи при уп

Етап 1. Идентифициране на проектната идея

Етап 2. Формулиране на проектната идея и разписването й в проектно предложение

А. Анализ на заинтересованите страни(АЗС)
– Насочен към интересите на лица и организации, които са пряко свързани с решаването на възникнал проблем или развитието на определена целева област
– Има решаващо значение за идентифициране на партньорите за проекта и на стратегиите за тяхното привличане.
– Заинтересованите страни  (stakeholders) са всички лица , групи хора, институции или фирми, които могат да имат връзка с проекта/програмата (положително или отрицателно)

Б. Анализ на проблемите
Идентифициране на проблемите
– Предварителна оценка на тяхната относителна важност
– Определяне на взаимните връзки между проблемите
– По-подробен анализ на проблемите, ако е необходимо

В. Дефиниране на целите

ЦЕЛТА е желано бъдещо състояние, което се очаква да  се постигне или за което да допринесе проектът

Обща цел (широка цел)
– Обяснява защо проектът е важен за обществото под формата на дългосрочни ползи за бенефициентите и разширени ползи за други групи.
– Свързва проекта, респ. програмата с политиката и програмните документи от по-висок ранг (обикновено общите цели произтичат пряко от подобни документи.
– Общата цел не може да се постигне само от конкретния проект/програма, а изисква принос и на други проекти/програми

Основна  цел (непосредствена цел)
– Това, което постига самия проект.
– Трябва да е насочена към основния проблем и да бъде формулирана като устойчиви ползи за целевите групи.
– Постигането й зависи от използването на резултатите от целевите групи.
– Един проект може да има само една (конкретна) цел.

Г. Дефиниране на дейностите

Стъпка 1 – Подреждане на основните дейности.

Стъпка 2 – Раздробяване на основните групи дейности на отделни самостоятелни задачи.

Стъпка 3 – Изясняване на последователността при изпълнение на задачите и определяне на тяхната взаимозависимост.

Стъпка 4 – Определяне началото, продължителността и крайния срок за изпълнение на всяка една задача.

Стъпка 5 – Разработване на план-график за основните дейности.

Стъпка 6 – Определяне на ориентири за успеха.

Стъпка 7 – Определяне на необходимите знания и умения, от които се нуждаете за да изпълните задачите и дейностите.

Стъпка 8 – Разпределяне на дейностите и задачите между членовете на екипа по проекта.

Д. Бюджет

Определения:
– Финансов план на проекта
– План на приходите по източници и проектните разходи
– Остойностен, с парични измерители, план на дейностите
– Необходимият паричен ресурс за изпълнение на проекта,   представен в определен формат и с определена структура
– Елемент, който показва какво ще се прави и с колко пари
– Количествен и финансов израз на ресурсите

Защо е необходимо да се разработва бюджет?

  • Обосновава реалистичността на проекта
  • Инструмент за обвързване на дейностите със средства
  • Показва целесъобразността на разходите
  • Дава информация за ефективността на разходите
  • Дава информация за вида на вложенията, последователността на разходите и необходимите във всеки момент    средства (при разработена времева диаграма на разходите)
  • Дава информация за вида на финансирането по източници   (ако те са различни)
  • Предопределя спазването на финансова дисциплина
  • Подпомага управлението на проекта

Критерии за допустимост на разходите

  • Законосъобразни
  • Да са извършени за дейности, определени и осъществени под отговорността на Управляващия орган, съгласно критериите за избор на операции, одобрени от комитета за наблюдение на ОП
  • Да са направени срещу необходимите разходнооправдателни документи
  • Да са извършени възоснова на договор или заповед
  • Да са действително извършени и платени през периода на допустимост на разходите
  • Да са отразени в счетоводната и данъчна документация qДа са извършени в съответствие с принципите за добро финансово управление

Процес на изготвяне на бюджет

Стъпка 1 – Копирайте дейностите от Плана за действие

Стъпка 2 – Определете необходимите ресурси за осъществяване на дейностите

Стъпка 3 – Разпределете ресурсите по разходни пера

Стъпка 4 – Определете мерните единици

Стъпка 5 – Определете необходимото количество

Стъпка 6 – Определете цената за единица ресурс

Стъпка 7 – Определете източника за финансиране

Стъпка 8 – Разпределете и изчислете разходите по разходни пера

Стъпка 9 – Разпределете разходите във времето

Стъпка 10 – Изчислете общия размер на разходите

Стъпка 11 – Определете размера на текущите разходи, необходими за продължаване на дейностите по проекта и след приключване на финансирането.

Етап 2. Формулиране на проектната идея и разписването й в проектно предложение

Е. Екип по проекта

  • Това е екипът, който ще  реализира дейности
  • Изисквания по отношение на образование и квалификация   на участниците, функции и задачи
  • Посочват се общия брой човекодни и/или човекомесеци на всеки от участниците в реализирането на услугата
  • Представят се автобиографиите на всеки член от екипа по   приложения формуляр

Етап 3. Реализиране на проекта

Етап 4. Мониторинг и контрол на проекти

МОНИТОРИНГЪТ е процес на  наблюдение за  установяване  и предвиждане  на отклонения при изпълнението на плана на проекта КОНТРОЛЪТ  е процес на  предприемане на действия за  коригиране на отклоненията  от плана

Доклади за мониторинг

  • Включват само данни с изискваната степен на агрегиране
  • Не съдържат излишна информация
  • Могат да  разглеждат само изключенията (отклоненията) Идентифицират  проблемите и предлагат решения
  • Представят се  в необходимия срок

Система за мониторинг

Членовете на екипа докладват на ръководителите на екипи  и  ръководителите на екипи предават на  ръководителя на  проекта  следната информация:

  • Човекодни (човекочасове) изработени  за целия проект  през периода
  • Преценка за  очакваното време за извършване на всеки продукт
  • Продукти , завършени през отчетния период
  • Продукти , започнати през отчетния период
  • Пропуснати срокове и причини
  • Проблеми – решени и нерешени
  • Възможни бъдещи проблеми
  • Възможни  постижения
  • Други разходи за проекта през периода
  • Важни постижения , вкл. завършени фази
  • Резултати от проверка на  завършените продукти

Контрол

Корективни  действия

  • Първоначалният  план е все още  подходящ
  • Пренасочване на  ресурси на време

Промяна на плана 

  • Увеличаване на работното натоварване на членовете на екипа, без да  се увеличава екипа и да се удължават сроковете
  • Увеличаване на екипа, без да се  удължават сроковете
  • Увеличаване на  бюджета, без да се  увеличава екипа, натоварването и сроковете
  • Промяна на сроковете
  • Стесняване  обхвата на проекта

Прекратяване

Нарастването на разходите  или очакваното  намаляване на изгодите  правят проекта неизгоден

Оценка

ОЦЕНКАТА  е  процес на  систематично и обективно определяне на оправдаността, ефикасността, ефективността и въздействието  на проекта в  контекста на неговите  цели

Етап 5. Оценка

Следващи стъпки

  • Когато проектът завърши неизбежно възниква въпросът какво да се прави по-нататък.
  • Стратегията за излизане трябва да бъде неразделна част от въведения проект, т.е.предварително да са планирани неща, които трябва да се извършат след приключването на проекта, за да не се окажат усилията по въвеждането му напразни.
  • Необходима е грижа за документацията, финансите и бюрократичните изисквания.
  • Счетоводството трябва да се актуализира и приключи.
  • Цялостен отчетен доклад трябва да се даде на всички, които са подкрепили и участвали в проекта.
  • Ако през изминалия период работната група е работила добре заедно, трябва да се прецени дали да не се запази същата група и да се помисли за други проекти.
  • Трябва да се уведомят хората и организациите, които са финансирали проекта, че работата е приключила успешно и да им се благодари.

Задачи на оценката

  • Да   оцени оправдаността на проекта
  • Да   оцени ефикасността  на проекта
  • Да   оцени ефективността на проекта
  • Да   оцени въздействието на проекта

Оценка на оправдаността на проекта

  • Доколко е добър дизайна на проекта от гледна точка  на  неговите цели (доколко са били оправдани  очакванията , че целите на проекта ще бъдат постигнати)
  • Каква е вероятността  това да се случи в бъдеще (на основата на  постигнатото до момента и настъпилите  и предвижданите  промени в средата на проекта)

Оценка на ефикасността

Ефикасността   се измерва  със съотношението на резултатите  на проекта  към използваните ресурси

  • Ефикасно ли са  трансформирани ресурсите  на проекта  в резултати
  • Биха ли могли резултатите  да се постигнат с по-малко ресурси
  • Извършени ли са  дейностите навреме и в най-доброто време

Оценка на ефективността
ЕФЕКТИВНОСТ – връзката между резултатите  и непосредствените цели на проекта
Мярка за постигане на непосредствените цели

Отговаря на  въпросите:

  • До каква степен резултатите на проекта са допринесли за постигането на  непосредствените цели?
  • Ефектите, които не са  били включени в първоначалната логика на проекта?
  • Реализирани ли са допусканията, необходими за  транслиране на резултатите в непосредствени цели?
  • Вероятно ли е допусканията да бъдат реализирани в бъдеще?

Оценка на въздействието

ВЪЗДЕЙСТВИЕ – степента в която проектът е допринесъл за  намаляването или премахването на проблема, който стои в неговата основа.

  • Количествен и качествен анализ
  • Сравнение  “с проекта”  и  “без  проекта”
  • Всички въздействия – позитивни и негативни, предвидени и непредвидени

Видове оценка

По отношение на времето на извършване:

  • Текуща (междинна) оценка.
  • Крайна – 6-12 месеца  след приключване на проекта.
  • Последваща – няколко години след завършване на проекта.

По отношение на  субекта:

  • Вътрешна  – екипа на  проекта (междинна или крайна).
  • Външна – финансиращата организация (ако е различна от изпълнителя) или национална институция (крайна или последваща).




КОГАТО ЧОВЕК САМ НЕ ЗНАЕ  КЪМ  КОЕ ПРИСТАНИЩЕ Е ПОЕЛ , НИТО ЕДИН ВЯТЪР НЕ Е ПОПЪТЕН

Сенека